Preventivazione Automatica con AI per Trasporti e Logistica
La sfida:
Un'azienda di logistica europea gestisce oltre 20.000 richieste di preventivo all'anno — quasi interamente via email. Ogni richiesta arriva in un formato diverso: alcune sono in testo semplice, altre includono allegati Excel, PDF scansionati o immagini di documenti di spedizione. Il team vendite legge manualmente ogni email, estrae origine, destinazione, tipo di merce, peso e dimensioni, consulta i tariffari in fogli Excel e inserisce tutto nel proprio ERP logistico per generare un preventivo.
Il processo è lento, soggetto a errori e impossibile da scalare. Le richieste ad alto valore (trasporto marittimo, aereo, dogane) finiscono sepolte insieme ai preventivi di routine per il trasporto su gomma. I tempi di risposta si allungano a giorni, e non c'è visibilità su cosa è in attesa, cosa è stato quotato o cosa è andato perso.
Cosa abbiamo progettato:
Una piattaforma di preventivazione cloud-native costruita interamente su Cloudflare Workers, con Claude come motore di estrazione AI e un ERP logistico leader di settore come sistema di riferimento.
La piattaforma interroga la casella Outlook dell'azienda tramite le Microsoft Graph API, processa ogni email — allegati inclusi — attraverso le capacità multimodali di Claude, ed estrae dati strutturati: origini, destinazioni, specifiche del carico, incoterms e requisiti speciali. Claude utilizza server MCP (Model Context Protocol) come strumenti per incrociare i dati estratti con l'anagrafica clienti dell'ERP e i tariffari interni in tempo reale.
Ogni richiesta viene quindi smistata in una delle quattro code operative in base al livello di confidenza e complessità. I preventivi completamente validati vanno direttamente all'ERP con approvazione in un click. Le richieste con dati mancanti generano un'email automatica di follow-up al cliente. Le spedizioni ad alto valore (mare, aereo, dogane) vengono segnalate per revisione manuale con tutti i dati già estratti. Le email non interpretabili finiscono in una coda di scarto per il triage manuale.
Il team vendite lavora da una web app (con companion mobile) che offre una vista unificata su tutte e quattro le code — con azioni massive, correzioni inline e un ciclo di feedback che migliora l'accuratezza dell'estrazione nel tempo grazie a una memoria delle correzioni salvata su Cloudflare KV.
Funzionalità chiave:
Estrazione multimodale — Claude elabora email in testo semplice, allegati Excel, PDF scansionati e immagini di documenti di spedizione in un'unica pipeline, restituendo dati strutturati tramite tool use
Validazione ERP in tempo reale — I server MCP interrogano le REST API dell'ERP logistico e i tariffari Excel interni durante l'estrazione, così i preventivi arrivano già pre-validati rispetto ai dati reali di clienti e listini
Smistamento intelligente in code — Le richieste vengono automaticamente ordinate in quattro code operative (approvazione automatica, dati incompleti, alto valore, scarti) in base al punteggio di confidenza e alla tipologia di spedizione
Memoria delle correzioni — Ogni correzione manuale effettuata dal team vendite viene salvata su Cloudflare KV, alimentando le estrazioni future per ridurre gli errori ricorrenti
Follow-up automatici — Un cron trigger monitora le richieste senza risposta e invia email di sollecito dopo 48 ore, con gestione completa dei thread per ricollegare le risposte alla richiesta originale
Flusso di accettazione cliente — Dopo l'approvazione del preventivo, viene inviato al cliente un link su Cloudflare Pages per la conferma, che attiva automaticamente la pre-pratica e la generazione dei segnacolli nell'ERP
Il risultato:
Una piattaforma progettata per comprimere il ciclo di preventivazione da giorni a minuti, dare al team vendite piena visibilità sulla propria pipeline e liberarlo dall'inserimento dati ripetitivo — mantenendo il controllo umano sulle decisioni complesse. L'architettura scala linearmente: più volume di email significa semplicemente più elementi in coda, non più lavoro manuale.