1.000 verifiche di credito al giorno in HubSpot, allineate con il gestionale
Come abbiamo portato dati creditizi aggiornati dentro HubSpot per una società di servizi finanziari, tenuti al passo con il gestionale ogni 30 minuti.
I team commerciali lavoravano in HubSpot.
Amministrazione e delivery lavoravano in un gestionale la cui superficie di integrazione è a licenza e viene attivata dal fornitore, un cliente alla volta.
L’unico percorso supportato verso il gestionale era il plugin del fornitore, che interroga HubSpot a intervalli prestabiliti.
Restavano scoperti due punti:
Step 1: Riconciliazione
Il plugin accoppia i record per identificativo e per indirizzo.
Quando la formattazione degli indirizzi si sfalda nel CRM — e si sfalda sempre — l’abbinamento salta e a valle nasce un record duplicato.
Il plugin non è nostro e non si può modificare, quindi siamo intervenuti a monte: identificativi univoci deterministici su ogni azienda, e uno schema di indirizzo normalizzato imposto dentro HubSpot prima che il plugin veda qualsiasi cosa.
La mappatura campo per campo è stata razionalizzata su entrambi i sistemi, prima come pulizia una tantum in vista della sincronizzazione iniziale, poi come regola permanente.
Step 2: Arricchimento
Le posizioni creditizie di Creditsafe dovevano arrivare nel gestionale in momenti precisi del ciclo di vita del cliente — non in uno scarico notturno, e non a mano.
Abbiamo costruito un percorso a eventi: un passaggio di ciclo di vita in HubSpot fa scattare un webhook, il payload finisce in coda, e i worker svuotano quella coda a un ritmo che resta dentro i limiti del gestionale.
Nei picchi la pipeline gestisce diverse migliaia di scritture di arricchimento al giorno.
Il gestionale vede un flusso costante. Il picco non lo vede mai.
API attivate dal fornitore
La superficie di integrazione del gestionale è a licenza e viene accesa dal fornitore, un cliente alla volta.
L’abbinamento è del plugin
Non possiamo cambiarlo, quindi la correzione doveva avvenire a monte di qualunque cosa legga i record.
Raffiche di scrittura
Un’importazione massiva nel CRM non deve arrivare al gestionale come un’importazione massiva.
1.000 verifiche di credito al giorno, e il gestionale non sente mai il picco.
Le posizioni creditizie sono visibili dove il commerciale già lavora, nel momento in cui si decide — non cercate su richiesta, un’azienda alla volta.
Il gestionale tiene un record per cliente invece di un patrimonio di duplicati che nessuno nota finché non arriva in contabilità.
Circa quindici ore al mese di inserimenti e ricerche manuali smettono di esistere.
I picchi di attività non sovraccaricano il gestionale, così il commerciale può lanciare importazioni massive e workflow su intere liste senza avvisare prima nessuno.
Problemi di dati di questa forma?
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Arrigo Lupori
Fondatore e Amministratore