Quindici-venti corsi al giorno su cinque sistemi, da un file Excel
Come abbiamo progettato tutto ciò che sta a valle dell’unico documento che richiede giudizio, per una società di formazione che eroga quindici-venti corsi al giorno.
La società progetta ed eroga formazione per conto di agenzie per il lavoro.
Ogni corso nasce come un unico foglio di calcolo: dettagli del corso, calendario didattico, docenti, partner. Quel foglio è il lavoro. È dove sta la competenza, ed è l’unica cosa che deve restare nelle mani di una persona.
Tutto quello che viene dopo, no.
Una volta che il foglio esiste, qualcuno crea un evento a calendario per ogni sessione, apre una stanza Zoom con il numero di ricorrenze giusto, costruisce una cartella Drive secondo la convenzione di denominazione corretta, scrive tre email di attivazione distinte con allegati diversi per il cliente, il partecipante e il docente e — a corso finito — ricostruisce un registro presenze sessione per sessione.
Quindici-venti corsi al giorno. Venti-trenta ore al mese di lavoro che non richiede alcun giudizio, e che si rompe se una convenzione di denominazione sfugge.
Due cose hanno deciso il progetto:
Step 1: Il foglio resta la fonte primaria
Automatizzare tutto tranne il giudizio.
Il foglio di calcolo non viene sostituito da una schermata dedicata, perché un secondo posto in cui inserire gli stessi dati significa tenere allineati a mano due documenti — peggio di oggi, non meglio.
Una cartella di raccolta dedicata è l’unico cambiamento nel modo in cui lavora chiunque: una copia del foglio atterra lì, e tutto il resto ne discende.
Un innesco, cinque effetti. Eventi a calendario, uno per sessione. Una stanza Zoom con la ricorrenza ricavata dal monte ore invece che da una data di fine. Una cartella Drive intitolata al progetto. Tre email già redatte. E, a erogazione conclusa, un registro presenze composto dai record delle singole sessioni prima che la piattaforma li faccia scadere.
Step 2: Continua a funzionare dopo il go-live
Questa è la parte che nella pratica conta di più. Un partecipante entra in tirocinio a corso iniziato, o un docente ha un imprevisto, e una sessione va spostata.
Si cambia la data nella cella. L’evento a calendario corrispondente si sposta. La ricorrenza Zoom corrispondente si sposta.
Non resta niente da rifare a mano, perché il sistema conserva la corrispondenza fra una riga del foglio e gli oggetti che ha creato — e si muove solo ciò che è cambiato.
E niente parte senza una persona. Gli eventi a calendario vengono salvati, non invitati. Le email restano in bozza. L’automazione prepara; è la società a decidere quando qualcosa diventa reale per un terzo. E la strada manuale resta percorribile — se l’automazione sbaglia o non risponde, ogni passaggio si può ancora fare a mano, esattamente come oggi.
Un file Excel desktop, non pensato per l’automazione
Il foglio è un file Excel desktop, non Excel per il web né Google Sheets: niente API e nessun evento di modifica da ascoltare. L’automazione deve leggere il file stesso, in modo affidabile.
Un documento che nessuno vuole sostituire
Il foglio è dove sta la competenza. Un secondo posto in cui digitare gli stessi dati è peggio del problema.
Niente può raggiungere un terzo senza revisione
Gli eventi vengono salvati anziché invitati, e le email restano bozze finché non è una persona a inviarle.
Si cambia la data nella cella. Non resta niente da rifare a mano.
Tornano venti-trenta ore al mese, e nessuna di quelle era un’ora che qualcuno avesse voglia di spendere.
Le convenzioni di denominazione smettono di contare: ogni cartella, stanza ed evento è collegato alla sua riga del foglio, non ritrovato per nome.
Una sessione può spostarsi a corso iniziato senza che nessuno ricostruisca a mano un calendario e una ricorrenza Zoom.
La competenza resta esattamente dov’è. Nessuno deve imparare un sistema nuovo, perché il documento in cui già lavora è quello che l’automazione legge.
E niente raggiunge un cliente, un partecipante o un docente senza che una persona scelga di inviarlo.
Problemi di dati di questa forma?
Se qualcosa qui somiglia alla tua situazione, dicci quale parte. Risposta garantita entro 2 ore lavorative (CET).
Arrigo Lupori
Fondatore e Amministratore