20mila richieste di preventivo all’anno gestite con Claude
Come abbiamo progettato una pipeline di preventivazione con AI per uno spedizioniere, dove è un punteggio di confidenza a code a decidere quando entra in gioco una persona.
Uno spedizioniere riceve via email quasi tutte le sue richieste di preventivo.
Testo semplice, allegati Excel, PDF scansionati, fotografie di documenti di trasporto — non ne arrivano due uguali.
Per ciascuna, un commerciale legge il messaggio, ne estrae origine, destinazione, tipo di merce, peso e dimensioni, cerca la tariffa applicabile in un foglio di calcolo e la riporta a mano nel gestionale.
Quattro persone ne gestiscono 20mila all’anno. Crescere significa assumere, e aggiungere persone in proporzione a un volume lineare è esattamente quello che l’azienda vuole smettere di fare.
Prima di poter automatizzare qualsiasi cosa, bisognava risolvere due problemi:
Step 1: Un’accuratezza che si possa dimostrare
Leggere un’email è la parte facile. La parte difficile è che un preventivo è una promessa.
Una tariffa sbagliata è un costo reputazionale, non un errore di arrotondamento, e un sistema che ha ragione quasi sempre è peggio di nessun sistema — perché nessuno sa quali preventivi controllare.
Così abbiamo rovesciato la domanda. Il modello non decide il preventivo. Decide quanto è sicuro, e quella confidenza smista la richiesta.
Le richieste completamente validate — cliente noto, dati completi, tariffa a listino — passano dritte nel gestionale per l’approvazione massiva. Quelle a cui manca un campo ricevono una risposta già redatta per il cliente, pronta da inviare in un clic. Le spedizioni di alto valore restano a una persona, ma le arrivano con ogni campo già estratto e la tariffa già cercata. Tutto ciò che è illeggibile finisce in una coda di scarto per la cernita.
Non parte in automatico nulla che il team non abbia definito sicuro da far partire in automatico. Le soglie sono loro.
Step 2: Dati commerciali che non si muovono
I listini e l’anagrafica clienti sono l’azienda. Non vengono caricati da nessuna parte per essere letti.
I server MCP girano sull’infrastruttura del cliente. Il modello interroga l’anagrafica del gestionale e i fogli tariffari durante l’estrazione, quindi un preventivo è validato su dati reali prima ancora di esistere — ma il modello non riceve mai una copia né dell’una né degli altri, e non detiene mai una credenziale.
Outlook viene interrogato tramite le API Microsoft Graph. Claude gestisce l’estrazione su tutti e quattro i formati in ingresso in un’unica passata multimodale, restituendo output strutturato. I Cloudflare Workers orchestrano; D1 e KV tengono stato, thread e una memoria delle correzioni che rimette ogni intervento manuale dentro le estrazioni successive.
Quattro formati in ingresso, una pipeline
Testo, fogli di calcolo, PDF scansionati e fotografie di documenti arrivano tutti nella stessa casella.
Dati tariffari che non escono dall’azienda
I fogli di calcolo sono l’azienda. Vengono interrogati sul posto e mai caricati altrove.
Un’accuratezza che deve essere dimostrabile
Avere ragione quasi sempre è peggio di niente, se nessuno sa quali controllare.
20mila richieste all’anno, smistate prima che qualcuno apra la casella.
Il volume smette di essere una questione di organico. 20mila richieste all’anno passano per le stesse quattro persone, e le prossime 10mila non ne richiedono una quinta.
L’attenzione del team va dove serve davvero giudizio — le spedizioni di alto valore arrivano già estratte e già tariffate, invece di contendersi l’attenzione con i preventivi stradali di routine.
Il tempo di risposta su un preventivo semplice crolla da una coda di email non lette a un’approvazione massiva.
Ogni correzione fatta dal team migliora l’estrazione successiva, quindi la quota di richieste che richiedono una persona cala nel tempo invece di restare costante.
E i dati commerciali non escono mai dall’azienda — nessun listino viene caricato da nessuna parte, e le soglie che decidono cosa parte in automatico appartengono al team, non al modello.
Problemi di dati di questa forma?
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Arrigo Lupori
Fondatore e Amministratore